Privacybeleid

Versie: 27 augustus 2026

Bij MATCH draait rekrutering om mensen. Daarom gaan we zorgvuldig, transparant en doelgericht om met persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we ze delen, hoelang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We leggen ook uit hoe we digitale en AI-ondersteunde hulpmiddelen gebruiken.

Dit beleid geldt voor kandidaten, uitzendkrachten, sollicitanten, contactpersonen bij klanten en leveranciers, prospecten en bezoekers van onze website.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Maes-Verzelen BV, handelend onder de naam MATCH
Heirweg 175, 8710 wielsbeke
Ondernemingsnummer: BE 0754.523.903
Erkenningsnummer uitzendbureau: VG. 2367/U
E-mail voor privacyvragen: lisa@match-jobs.be
Telefoon: 055 35 19 88

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van je relatie met MATCH kunnen we de volgende gegevens verwerken:

identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
gegevens over opleiding, ervaring, vaardigheden, talenkennis, beschikbaarheid, mobiliteit, loonverwachting en jobvoorkeuren;
cv, motivatie, portfolio, attesten, testresultaten en notities of samenvattingen van gesprekken;
communicatie met MATCH via e-mail, telefoon, sms, WhatsApp, formulieren, videovergaderingen of andere kanalen;
gegevens over sollicitaties, voorgestelde functies, contacten met potentiële werkgevers en feedback tijdens een selectieprocedure;
voor uitzendkrachten en werknemers: gegevens die nodig zijn voor contracten, Dimona, loonadministratie, sociale documenten, arbeidsongevallen, welzijn en andere wettelijke werkgeversverplichtingen;
facturatie-, betalings- en bedrijfsgegevens van klanten, leveranciers en zelfstandige dienstverleners;
technische gegevens bij websitegebruik, zoals IP-adres, browsertype, toestelgegevens en cookiegegevens, voor zover deze via onze website worden verzameld;
een foto, geluids- of beeldopname uitsluitend wanneer daarvoor een duidelijke noodzaak of afzonderlijke geldige rechtsgrond bestaat.

We vragen geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, politieke of religieuze overtuigingen, vakbondslidmaatschap, seksuele gerichtheid of afkomst, tenzij dit uitzonderlijk noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

Deel zulke informatie niet spontaan als ze niet relevant is voor je tewerkstelling.

Een rijksregisternummer, bankrekeningnummer, noodcontact en andere gegevens voor personeels- of loonadministratie vragen we in principe pas wanneer een concrete tewerkstelling wordt voorbereid of wanneer de wet dit vereist.

Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen of uittreksels uit het strafregister verwerken we alleen wanneer dit wettelijk toegelaten of vereist is voor een specifieke functie, en niet louter op basis van toestemming.

3. Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?

We ontvangen gegevens meestal rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je solliciteert, je inschrijft, een gesprek voert, een formulier invult of met ons communiceert.

We kunnen ook gegevens ontvangen via:

vacaturesites, jobplatformen en professionele databanken waarop je profiel beschikbaar is;
VDAB of andere arbeidsbemiddelingsdiensten;
professionele, publiek toegankelijke bronnen, zoals LinkedIn;
klanten of partners die je kandidatuur aanbrengen;
referentiepersonen of voormalige werkgevers, uitsluitend binnen de voorwaarden beschreven in punt 8.

Wanneer we je gegevens niet rechtstreeks van jou kregen, informeren we je uiterlijk bij ons eerste contact, vóór een eerste doorgifte aan een klant of in elk geval binnen de wettelijke termijn, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

4. Waarom verwerken we je gegevens en op welke rechtsgrond?

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Om onze dienstverlening uit te voeren of een overeenkomst voor te bereiden

Dit omvat onder meer:

je inschrijving en kandidatuur behandelen;
je leren kennen en je loopbaanwensen, vaardigheden en beschikbaarheid in kaart brengen;
passende vacatures of werkgevers zoeken en voorstellen;
afspraken, gesprekken, tests en opvolging organiseren;
een kandidaatvoorstelling opmaken en, met naleving van punt 7, aan een potentiële werkgever bezorgen;
uitzend-, selectie-, payroll- of andere overeenkomsten voorbereiden en uitvoeren;
je informeren over het verloop van een concrete kandidatuur of opdracht.

Om wettelijke verplichtingen na te leven

Dit omvat onder meer verplichtingen rond uitzendarbeid, arbeidsrecht, sociale zekerheid, fiscaliteit, loonadministratie, welzijn op het werk, boekhouding, gelijke behandeling en medewerking aan bevoegde overheidsinstanties.

Op basis van ons gerechtvaardigd belang

MATCH heeft een gerechtvaardigd belang om:

kandidaten en vacatures zorgvuldig met elkaar te matchen;
een actuele talentendatabank te beheren en kandidaten binnen een redelijke termijn opnieuw te contacteren voor relevante kansen;
de kwaliteit, veiligheid en efficiëntie van onze dienstverlening te verbeteren;
misbruik, fraude, beveiligingsincidenten en juridische geschillen te voorkomen of te behandelen;
professionele relaties met klanten en leveranciers te beheren;
zakelijke contactpersonen te informeren over relevante B2B-diensten, met respect voor hun recht van bezwaar.

We wegen daarbij steeds onze belangen af tegen jouw rechten en redelijke verwachtingen.

Je kunt op elk moment bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

We stoppen dan met die verwerking, tenzij er dwingende gerechtvaardigde redenen of redenen voor een rechtsvordering bestaan.

Op basis van je toestemming

We vragen afzonderlijke toestemming wanneer dat vereist of passend is, bijvoorbeeld voor:

niet-noodzakelijke jobalerts of marketingcommunicatie;
het bewaren of gebruiken van een foto wanneer dat niet nodig is voor een contractuele of wettelijke taak;
het opvragen van een specifieke referentie;
een opname van een gesprek wanneer daarvoor geen andere geldige rechtsgrond bestaat.

Toestemming is vrijwillig, specifiek en kan altijd worden ingetrokken zonder nadelige gevolgen voor toekomstige verwerking. De intrekking tast de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet aan.

5. Digitale en AI-ondersteunde verwerking

MATCH gebruikt digitale en AI-ondersteunde hulpmiddelen om medewerkers te ondersteunen bij administratieve en inhoudelijke taken. Dat kan onder meer gaan om:

het transcriberen, structureren of samenvatten van gesprekken en notities;
het herkennen en ordenen van informatie uit een cv;
het opstellen of verbeteren van vacatureteksten, berichten en kandidaatvoorstellingen;
het signaleren van mogelijke overeenkomsten tussen een kandidaat en een functie;
kwaliteitscontrole, planning en administratieve ondersteuning.

AI is een hulpmiddel en geen eindbeslisser.

MATCH neemt geen beslissingen met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijke impact op kandidaten uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

Een medewerker beoordeelt relevante AI-output, controleert de context en neemt de uiteindelijke beslissing. Ook de potentiële werkgever maakt een eigen menselijke beoordeling.

We beperken de ingevoerde gegevens tot wat nodig is voor het concrete doel en gebruiken waar passend pseudonimisering of anonimisering. We voeren geen selectie uit op basis van beschermde kenmerken en gebruiken geen emotieherkenning op de werkplek of tijdens sollicitaties. MATCH gebruikt identificeerbare kandidaatdata niet bewust om eigen of publiek toegankelijke algemene AI-modellen te trainen. We beoordelen leveranciers, hun subverwerkers en instellingen op vertrouwelijkheid, beveiliging, bewaarbeperking en doelbinding. Waar een leverancier instellingen aanbiedt om gebruik voor product- of modelverbetering te beperken, kiezen we de meest privacyvriendelijke passende instelling.

Byner en Salesforce

MATCH gebruikt Byner als kandidaten- en relatiebeheersysteem.

Byner wordt gehost op het Salesforce-platform. In dit systeem kunnen onder meer contactgegevens, cv’s, opleiding, werkervaring, vaardigheden, jobvoorkeuren, beschikbaarheid, communicatie, kandidaatstatussen en – wanneer nodig voor een tewerkstelling – contract- en salarisgegevens worden verwerkt.

Volgens onze verwerkersovereenkomst verwerkt Byner deze gegevens in opdracht van MATCH en worden ze niet gebruikt voor geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering.

Byner kan voor hosting, support en ontwikkeling goedgekeurde subverwerkers inzetten. MATCH blijft verantwoordelijk voor de doeleinden, rechtsgronden, bewaartermijnen en toegangsrechten binnen de eigen Byner-omgeving.

TeamsMaestro en gespreksverslagen

Bij bepaalde online gesprekken kan MATCH TeamsMaestro gebruiken om audio op te nemen, een transcript te maken en een samenvatting of gespreksverslag op te stellen.

Daarbij kunnen de inhoud van het gesprek en identificatiegegevens zoals naam en e-mailadres worden verwerkt door Maestro Labs en leveranciers die instaan voor cloudopslag, transcriptie en AI-verwerking.

We informeren deelnemers vóór het gesprek en opnieuw wanneer de tool aan het gesprek deelneemt. Vóór de opname vragen we je uitdrukkelijk of je akkoord gaat. Je kunt vóór of bij de start aangeven dat je geen opname of transcriptie wenst. Dit heeft geen negatieve invloed op je kandidatuur; een MATCH-medewerker maakt dan gewone notities. Alleen na je bevestiging verwerken we de opname en transcriptie voor verslaggeving en opvolging van je kandidatuur.

De opname, het transcript en de samenvatting zijn alleen toegankelijk voor bevoegde MATCH-medewerkers en, waar technisch noodzakelijk, de betrokken dienstverleners. Andere TeamsMaestro-gebruikers die aan dezelfde vergadering deelnemen, kunnen volgens de werking van de dienst eveneens toegang hebben tot het transcript en de samenvatting. Daarom beperken we het aantal deelnemende gebruikers en delen we deze informatie niet ruimer dan nodig.

Maestro Labs kan gegevens in de Europese Unie en de Verenigde Staten verwerken en gebruikt externe leveranciers voor onder meer AI-verwerking, transcriptie, cloudopslag en beveiliging. Meer informatie staat in het privacybeleid van Maestro Labs. MATCH blijft je eerste aanspreekpunt voor vragen of de uitoefening van je rechten.

AI-output kan fouten of onvolledigheden bevatten. Je kunt daarom steeds:

vragen of AI-ondersteuning een rol speelde in de verwerking van je kandidatuur;
je gegevens, gespreksnotities of profiel laten inkijken en feitelijke fouten laten verbeteren;
je standpunt toelichten en menselijke tussenkomst vragen;
bezwaar maken tegen AI-ondersteunde verwerking die op ons gerechtvaardigd belang steunt.

Een bezwaar tegen een specifieke ondersteunende verwerking betekent niet automatisch dat MATCH alle dienstverlening moet stopzetten.

Als zonder die verwerking geen veilige, correcte of werkbare dienstverlening mogelijk is, bespreken we een passend alternatief met jou.

6. Delen we je gegevens met andere partijen?

We delen persoonsgegevens alleen voor een duidelijk doel en beperkt tot wat daarvoor nodig is.

Mogelijke ontvangers zijn:

potentiële werkgevers of klanten in het kader van een concrete jobkans;
sociaal secretariaten, verzekeraars, preventiediensten, arbeidsartsen en andere partijen die nodig zijn voor een uitzendtewerkstelling of wettelijke werkgeversverplichting;
leveranciers van ons kandidatenbeheersysteem en de onderliggende infrastructuur, waaronder Byner en Salesforce;
leveranciers voor communicatie, planning, videoconferenties, transcriptie, documentbeheer, hosting, beveiliging, analyse en AI-ondersteuning, waaronder Maestro Labs wanneer TeamsMaestro wordt gebruikt;
professionele adviseurs, accountants, auditors, advocaten of gerechtsdeurwaarders;
bevoegde overheden, inspectiediensten, politie of gerechtelijke instanties wanneer de wet dit vereist of toestaat.

Dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken, mogen die gegevens alleen verwerken volgens onze instructies en passende contractuele en beveiligingsafspraken.

We verkopen persoonsgegevens niet.

7. Wanneer stellen we een kandidaat voor aan een klant?

MATCH werkt kandidaatgedreven, maar geeft niet zomaar een identificeerbaar kandidaatprofiel door.

Wanneer je zelf solliciteert voor een concrete vacature, mogen we de noodzakelijke gegevens delen met de betrokken werkgever om die kandidatuur te behandelen.
Wanneer MATCH zelf een mogelijke werkgever of functie vindt, informeren we je vooraf en vragen we je akkoord voordat we een identificeerbaar profiel of cv doorgeven.
Een eerste marktverkenning kan gebeuren met een voldoende anoniem profiel. Initialen of een beperkt profiel zijn echter niet automatisch anoniem wanneer de persoon redelijkerwijs herkenbaar blijft; ook dan behandelen we de informatie als persoonsgegevens.
We vragen klanten om kandidaatinfo vertrouwelijk te behandelen, alleen voor het afgesproken selectiedoel te gebruiken en niet langer te bewaren dan nodig.

8. Referenties

MATCH neemt niet standaard of zonder jouw medeweten contact op met vorige werkgevers.

Voor een referentiecheck informeren we je vooraf en vragen we, wanneer vereist, een afzonderlijke en vrije toestemming. Daarbij verduidelijken we:

welke persoon of organisatie we willen contacteren;
welke soort informatie we opvragen;
waarom de referentie relevant is;
voor welke procedure en gedurende welke periode je toestemming geldt.

Een weigering om toestemming te geven beëindigt je kandidatuur niet automatisch.

Wanneer een referentie objectief noodzakelijk is voor een specifieke functie, leggen we uit waarom en bespreken we dit vooraf met jou.

Een referentiepersoon die je uitdrukkelijk als referentie in je cv vermeldt, kan gelden als toestemming om precies die persoon voor dat doel te contacteren.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technologie- of clouddienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Dit kan onder meer het geval zijn bij de infrastructuur of subverwerkers van Salesforce en Maestro Labs. Maestro Labs vermeldt dat TeamsMaestro-data, afhankelijk van de gebruikte infrastructuur, in de Europese Unie en de Verenigde Staten kan worden verwerkt.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, zorgen we voor een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, bindende bedrijfsvoorschriften of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met bijkomende maatregelen waar nodig. Je kunt informatie of een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen via lisa@match-jobs.be.

10. Hoelang bewaren we je gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en houden rekening met wettelijke bewaarplichten en mogelijke rechtsvorderingen.

Als uitgangspunt gelden de volgende termijnen:

kandidatendossier zonder tewerkstelling: maximaal 2 jaar na het laatste betekenisvolle contact, tenzij je je gegevens vernieuwt, opnieuw actief zoekt of een langere bewaring noodzakelijk en gerechtvaardigd is;
gegevens over een concrete selectieprocedure: tijdens de procedure en daarna zolang redelijk nodig voor opvolging of mogelijke rechtsvorderingen;
gegevens van uitzendkrachten en werknemers: volgens de wettelijke arbeidsrechtelijke, socialezekerheidsrechtelijke, fiscale en boekhoudkundige bewaartermijnen;
referentiegegevens: niet langer dan nodig voor de betrokken selectieprocedure en de korte opvolging ervan;
opnames en transcripties van gesprekken: alleen zolang nodig voor verslaggeving en opvolging. MATCH kiest waar beschikbaar een zo kort mogelijke passende bewaartermijn en verwijdert de inhoud uit de eigen omgeving wanneer ze niet meer nodig is. Technische kopieën, back-ups of inhoud die ook aan een andere deelnemende accountgebruiker is gekoppeld, kunnen gedurende een beperkte bijkomende periode bij de leverancier aanwezig blijven. Een verzoek tot verwijdering behandelen we steeds individueel en we leggen eventuele wettelijke of technische beperkingen transparant uit;
jobalerts en marketing: tot je je toestemming intrekt, bezwaar maakt of na een redelijke periode van inactiviteit;
cookies: volgens de termijnen in het afzonderlijke cookiebeleid.

Na afloop verwijderen of anonimiseren we de gegevens, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

11. Hoe beveiligen we persoonsgegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Daaronder vallen onder meer toegangsbeheer volgens functie, vertrouwelijkheidsafspraken, beveiligde systemen, leveranciersbeoordeling, back-ups, updates, incidentbeheer en opleiding van medewerkers.

Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Wanneer een gegevenslek waarschijnlijk een risico inhoudt voor betrokkenen, handelen we volgens de wettelijke meldings- en informatieverplichtingen.

12. Wat zijn je rechten?

Binnen de voorwaarden van de AVG heb je het recht om:

informatie en inzage te vragen;
een kopie van je persoonsgegevens te ontvangen;
onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
gegevens te laten wissen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing;
je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen wanneer dat recht van toepassing is;
toestemming op elk moment in te trekken;
niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijke impact, behoudens de wettelijke uitzonderingen;
menselijke tussenkomst te vragen en je standpunt te geven wanneer geautomatiseerde verwerking een belangrijke rol speelt.

Stuur je verzoek naar lisa@match-jobs.be. We kunnen bijkomende informatie vragen om je identiteit te controleren.

We antwoorden in principe binnen één maand. In complexe gevallen kan die termijn wettelijk worden verlengd; daarover informeren we je tijdig.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

13. Cookies en websiteanalyse

Onze website gebruikt noodzakelijke cookies en, alleen volgens de toepasselijke regels, optionele cookies voor voorkeuren, statistiek of marketing.

Niet-noodzakelijke cookies worden pas geplaatst na je keuze via de cookiebanner. Meer informatie over soorten cookies, leveranciers, doeleinden en bewaartermijnen staat in ons afzonderlijke cookiebeleid. Je kunt je keuze daar steeds aanpassen.

14. Wijzigingen aan dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze werking, technologie of wetgeving verandert. De meest recente versie staat steeds op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we betrokkenen op een passende manier.